Импорт и экспорт списка компаний-участников выставки

Импорт и экспорт списка компаний-участников выставки

Кратко

Модуль «Выставка» позволяет загрузить список компаний-экспонентов в событие из Excel-файла и выгрузить уже добавленных участников обратно. Импорт поддерживает добавление логотипов, обновление существующих записей и полную очистку раздела перед новой загрузкой.

Когда использовать

• Массовое добавление экспонентов — когда нужно загрузить десятки или сотни компаний за один раз, а не вносить их вручную.
• Подготовка выставки по готовому реестру — когда у организаторов уже есть таблица от спонсоров или отраслевого партнёра.
• Обновление данных — когда изменились контакты, описания или ссылки у части компаний.
• Перенос списка между событиями — экспорт текущего списка, правка и повторный импорт в другое событие.
• Полная перезаливка раздела — когда нужно очистить выставку и загрузить новый состав экспонентов с нуля.

Как настроить

1. Подготовка файла

1. Перейдите в раздел «Выставка» в панели администрирования события.
2. В правом верхнем углу нажмите «Загрузить список».
3. В открывшемся окне нажмите «Скачать» под надписью «Заполните шаблон», чтобы получить шаблон Excel.

Шаблон содержит следующие поля:

Поле	Обязательность	Описание
Название	Обязательное	Имя компании, отображаемое в приложении участника.
Логотип	Факультативное	Имя файла логотипа из загружаемого архива, например logo.jpg.
Описание	Факультативное	Текст с поддержкой HTML-тегов.
External ID	Рекомендуется	Уникальное целое число для идентификации компании при повторном импорте.

• В поле «Описание» можно использовать HTML-теги, например: <a href="https://example.com">Сайт компании</a>.
• В поле «External ID» указывайте целое число, без повторов между компаниями. При первом импорте присвойте каждой строке порядковый номер и опирайтесь на него в дальнейшем.

2. Добавление логотипов

1. Соберите все логотипы в один ZIP-архив.
2. В окне загрузки списка нажмите «Загрузить» под надписью «Добавьте фотографии» и выберите архив.

Требования к логотипам:

• Формат: PNG или JPEG.
• Размер файла: не более 1 МБ.
• Имена файлов: только латиница и цифры, без пробелов и кириллицы (например, acme.png).

Соответствие логотипа и компании определяется по полю «Логотип» в таблице: если в ячейке указано acme.png, программа возьмёт файл acme.png из архива.

3. Импорт списка

1. В окне загрузки нажмите «Загрузить» под надписью «Загрузите подготовленный .xlsx файл».
2. Выберите заполненный файл на компьютере.
3. Дождитесь окончания загрузки.

Если нужно полностью очистить раздел «Выставка» перед новой загрузкой, поставьте отметку «Удалить всех экспонентов», введите слово DELETE в поле подтверждения и нажмите «Удалить».

4. Привязка к схеме выставки

Импорт из Excel не добавляет схему выставки и маркеры стендов. После загрузки списка разместите экспонентов на схеме вручную — подробнее в статье «Расположение стендов участников на схеме выставки».

5. Экспорт списка

Нажмите «Экспорт в .xlsx» в правом верхнем углу модуля. Файл содержит тот же набор полей, что и шаблон для импорта. Поле «Логотип» в выгрузке остаётся пустым — заполните его заново перед повторной загрузкой в то же или другое событие.

Примеры использования

Пример 1. Первичная загрузка 50 спонсоров

У вас есть Excel-таблица от отдела спонсоров с 50 компаниями. В каждой строке указаны название и сайт.

1. Скачайте шаблон.
2. Заполните поле «Название».
3. В поле «Описание» добавьте ссылку на сайт, например: <a href="https://company.ru">Сайт</a>.
4. Присвойте каждой компании свой External ID от 1 до 50.
5. Подготовьте ZIP-архив с логотипами, в шаблоне укажите имя файла для каждой компании.
6. Импортируйте файл и архив с логотипами.

Пример 2. Обновление контактов у части экспонентов

После первой загрузки у 10 компаний изменились e-mail и сайт. External ID у них уже сохранён.

1. Экспортируйте текущий список.
2. Внесите изменения в нужные строки.
3. Импортируйте файл обратно — записи с совпадающим External ID обновятся, остальные останутся без изменений.

Пример 3. Перенос экспонентов на следующее событие

Список из 30 постоянных участников нужно показать на новой выставке.

1. Экспортируйте список из прошлого события.
2. Создайте новое событие и откройте в нём раздел «Выставка».
3. Импортируйте файл и архив с логотипами.
4. Расставьте экспонентов на схеме нового события вручную.

Ограничения и нюансы

• Импорт только дополняет и обновляет, не удаляет. Если в системе поле заполнено, а в загружаемом файле — нет, значение в системе сохранится. Для удаления используйте опцию «Удалить всех экспонентов» перед загрузкой или редактируйте записи вручную.
• Сравнение записей. По умолчанию строки сопоставляются по полю «External ID». Если оно не заполнено — по полю «Название». Чтобы избежать дублей при повторных импортах, всегда заполняйте External ID.
• Схема выставки не импортируется. Расположение стендов и маркеры на схеме добавляются вручную после импорта.
• Имена файлов логотипов — только латиница и цифры, без пробелов и кириллицы.
• Размер логотипа — не более 1 МБ.
• External ID — только целое число, без повторов между компаниями.
• Описание — поддерживает HTML-теги, но не визуальный редактор; корректность разметки нужно проверять вручную.

Связанные статьи

• Расположение стендов участников на схеме выставки