Импорт и экспорт списка участников

Импорт и экспорт списка участников

Кратко

В Event Rocks можно массово загружать участников и докладчиков из Excel-шаблона и выгружать текущий список обратно в файл. Импорт поддерживает обновление существующих профилей по полю External ID, пакетную загрузку фотографий и замену всего списка. Экспорт нужен для переноса участников между событиями, отчётности и интеграции с QR-сканером регистрации.

Когда использовать

• Первичная загрузка участников конференции, форума, выставки или другого события.
• Обновление данных большого числа участников: смена групп, должностей, статусов.
• Перенос базы участников между повторяющимися событиями с похожим составом.
• Массовая загрузка фотографий для профилей участников.
• Получение данных для статистики, CRM или пост-аналитики мероприятия.

Подготовка списка участников для импорта

Чтобы создать список участников для импорта, скачайте и заполните шаблон. Для этого нажмите на иконку с тремя точками в правом верхнем углу (рядом с кнопкой добавления нового участника) и выберите из списка «Загрузить список участников».

В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку «Скачать шаблон» в пункте 1 — «Заполните шаблон».

В шаблоне списка обязательны для заполнения только поля «Имя» и «Фамилия». Если они не будут заполнены, профиль участника не будет создан.

Обратите внимание на то, что поля профиля участника в шаблоне списка сгруппированы в такие же блоки, как в профиле участника в мобильном приложении. Все поля, входящие в блок, располагаются под общим заголовком с названием блока.

Учитывайте, что переименование полей и блоков, скрытие полей и создание дополнительных полей отражаются в шаблоне.

Поле «External ID» рекомендуется заполнять, чтобы иметь возможность:

• обновлять информацию об участниках;
• сравнивать по нему записи об участниках и объединять списки без создания дублей профилей.

При заполнении данного поля учитывайте, что External ID должен быть целым числом (integer) и значения для разных участников не должны повторяться. Присвойте каждому профилю участника порядковый номер, если загружаете список впервые, и ориентируйтесь на него в дальнейшем.

Обратите внимание также на содержимое поля «Информация для участника»: если вы не планируете его использовать, в ячейках этого столбца не должно быть никаких символов. Наличие в этом поле хотя бы одного символа, в том числе пробела, вызовет появление в мобильном приложении дополнительного пункта меню и дополнительного экрана в процессе авторизации. Подробнее об этом читайте в закрытой статье Персональная информация для участника (раздел «Важно/Информация для участника» и экран «Важная информация»).

Фото для профилей участников загружаются в программу отдельно одним общим архивом. Чтобы каждому профилю участника была присвоена правильная фотография из этого архива, заполните поле шаблона «Фото»: для каждого участника введите название файла с его фотографией. Указывайте только название файла и его расширение, например ivanov.jpg.

Как настроить

Импорт списка участников

1. Откройте вкладку «Участники» в панели администрирования.
2. Нажмите на иконку с тремя точками в правом верхнем углу и выберите «Загрузить список участников».
3. В пункте 1 скачайте шаблон и заполните его.
4. В пункте 2 «Загрузите подготовленный .xlsx файл» нажмите «Выбрать файл» и выберите заполненный шаблон.
5. При необходимости загрузите архив с фотографиями в пункте 3 «Загрузите фотографии».
6. Если нужно заменить существующий список, отметьте соответствующую опцию удаления.

Добавление фотографий в профили участников при импорте списка

Чтобы добавить в профили участников фотографии, поместите их в zip-архив и загрузите его в программу. Для этого в диалоговом окне загрузки списка нажмите «Выбрать файл» в пункте 3 — «Загрузите фотографии».

Требования к фотографиям:

• формат png или jpeg;
• размер не более 1 МБ;
• в названиях файлов используйте только английские буквы и цифры.

Нужная фотография будет выбрана из архива и присвоена каждому профилю в соответствии с информацией, внесенной в поле шаблона «Фото».

Для профиля используются квадратные изображения (с соотношением сторон 1:1). Изображения с другим соотношением сторон при загрузке из архива обрезаются под этот формат автоматически, что не всегда приводит к хорошему результату, поэтому рекомендуется обрезать фото перед загрузкой в архив.

Если вы будете пытаться загрузить фото неподходящего размера, система сообщит об этом:

Обновление информации об участниках при импорте списка

При загрузке данных об участниках из Excel-файла новые профили участников сравниваются с теми, которые уже есть в системе, по содержимому поля «External ID». При совпадении у двух записей значений этого поля старая запись будет заменена новой, то есть с помощью импорта информации из Excel-файла вы можете быстро обновлять информацию о большом количестве участников (например, перераспределять их по группам).

Если поле «External ID» не заполнено, сравнение производится по полям «Телефон» и «e-mail», что менее надёжно: участник может изменить свою контактную информацию, или она может совпасть для нескольких участников. Это приводит к ошибкам при обновлении записей и возникновению дубликатов профилей. Именно поэтому рекомендуется заполнять поле «External ID» при загрузке списка участников из Excel-файла.

Обратите внимание: с помощью импорта из Excel-файла можно только добавлять и изменять информацию, но не удалять её. Если в профиле участника в панели администрирования поле заполнено, а в загружаемом списке — нет, поле остаётся заполненным.

Если профиль участника отсутствует в загружаемом списке, но есть в панели администрирования, с ним ничего не происходит. Однако при загрузке списка участников вы можете настроить замену существующего списка на новый. Это действие затронет также содержимое модуля «Спикеры», так как он взаимосвязан с модулем «Участники» (подробнее об этом читайте в статье «Модуль «Спикеры»»).

Полная замена списка участников

Чтобы полностью удалить старый список участников перед загрузкой нового, в диалоговом окне загрузки списка нажмите «Удалить текущий список участников» в пункте 2 («Загрузите подготовленный .xlsx файл»). В диалоговом окне, которое появится на экране после этого, отметьте чекбоксами нужные опции и подтвердите это действие:

• «Удалить всех участников» и «Удалить всех спикеров» — список участников и спикеров будет удалён полностью;
• «Удалить всех участников» — в событии останутся только спикеры;
• «Удалить всех спикеров» — в событии останутся только участники.

Чтобы подтвердить удаление старого списка участников, введите слово DELETE и нажмите «Удалить». Многоступенчатая система подтверждения позволяет избежать случайного удаления профилей участников.

При удалении профилей участников автоматически удаляется также и весь созданный этими участниками контент: их записи в ленте события, вопросы к докладам и сообщения, отправленные другим участникам.

Примеры использования

• Конференция на 500 участников. Организатор скачивает шаблон, заполняет ФИО, e-mail, должность и компанию, проставляет External ID по порядковому номеру. Загружает Excel и zip-архив с фотографиями спикеров и VIP-гостей.
• Повторяющийся форум. После каждого выпуска организатор экспортирует список участников и загружает его в новое событие, обновляя состав и группы.
• Перераспределение по группам. За день до мероприятия организатор меняет в Excel поле «Группы» и загружает файл — система обновляет участников по External ID без создания дублей.
• Замена списка при смене программы. Организатор полностью очищает старый список и загружает новый, оставляя только спикеров.

Возможные ошибки при импорте списка

Если информация из excel-файла попадает не в те поля профиля, проверьте, правильно ли вы заполнили ячейки шаблона, исправьте найденные ошибки и загрузите файл заново.

Если информация из excel-файла не загружается, проверьте следующее:

1. Точно ли файл оформлен по шаблону, скачанному из панели администрирования? Программа может интерпретировать только файлы со строго определённой структурой, но не таблицу с произвольным набором полей.
2. Не был ли кастомизирован профиль участника после того, как вы скачали шаблон? Если названия и состав полей в событии и в шаблоне не совпадают, загрузить информацию не получится.
3. На каком языке в шаблоне написаны названия столбцов и какой язык используется в панели администрирования? Языки должны быть одинаковыми.

При определении языка в панели администрирования ориентируйтесь не на названия пунктов главного меню, а на системные кнопки и сообщения. Например, если диалоговое окно загрузки списка участников выглядит, как показано на рисунке, в панели администрирования используется английский язык. И шаблон списка, соответственно, будет скачиваться также на английском.

Язык панели администрирования совпадает с основным языком браузера. Чтобы изменить его, зайдите в настройки вашего браузера, выберите нужный язык и обновите страницу, в которой открыта панель администрирования, или перезапустите браузер. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье Как изменить язык интерфейса в админ-панели.

Обращаем внимание, что админка чувствительна к формату типа данных ячейки в заголовках: если в столбце с текстовыми данными, например «Фамилия», выставлен тип ячейки «Дата», это повлечёт ошибку. Будьте внимательны.

Экспорт списка участников

Вы можете экспортировать список участников в виде excel-файла, например чтобы использовать их данные для статистической обработки или загрузить список участников в другое событие. Последнее может быть полезно для организаторов периодически повторяющихся событий с относительно стабильным составом участников.

Для того чтобы экспортировать список участников события, во вкладке «Участники» нажмите на иконку с тремя точками в правом верхнем углу экрана и выберите из списка действие «Экспортировать данные в xlsx». Список участников со всеми собранными о них данными будет сохранён на вашем компьютере.

Обратите внимание: в экспортируемый список не включаются участники, не прошедшие модерацию, удалённые и заблокированные, но включаются участники, отказавшиеся от нетворкинга.

Экспортированный файл несколько отличается от шаблона для импорта списка.

1. В экспортированном файле присутствует блок «Дополнительно», содержащий поля «ID участника», «Присутствие», «QR-код», «Ссылка на фото». Это поля с технической информацией, которые заполняются автоматически. Значения для полей «ID участника» и «QR-код» генерируются программой, поле «Присутствие» предназначено для хранения данных с QR-сканера регистрации на мероприятие (Event Check In Scanner).
2. В экспортированном файле поле «Фото» будет пустым. При экспорте информация о фотографии из профиля пользователя записывается в другое поле: «Ссылка на фото». Само фото теперь хранится на сервере, а не в приложенном к списку архиве, и для доступа к нему нужна ссылка.

Экспортированный из одного события файл со списком участников можно импортировать в другое событие.

Загрузка экспортированного списка участников в другое событие

При импорте списка участников, экспортированного из другого события:

1. Убедитесь, что в новом событии включён модуль «Группы», иначе вся информация из поля «Группы» будет потеряна. Если нужно, перераспределите участников по группам перед загрузкой списка.
2. Если в исходном событии были переименованы, скрыты или добавлены поля, внесите соответствующие изменения в поля профиля в новом событии.
3. Содержимое полей «ID участника», «QR-код» и «Присутствие» при загрузке информации не учитывается. Эти поля будут автоматически заполнены заново, не нужно очищать их перед загрузкой списка.
4. Заново заполните поле «Фото», чтобы загрузить фотографии для профилей в виде архива. Поле «Ссылка на фото» в процессе загрузки будет автоматически очищено.

Обратите внимание: если у вас сингл-приложение, то есть приложение для одного события, и вы планируете загружать список участников через шаблон, но вам нужно ограничить доступ загруженных участников в приложение до определённого момента — реализовать это вы сможете только таким способом: не загружать список участников до нужного момента. Другого способа нет, это сингл.

Ограничения и нюансы

• Импорт из Excel только добавляет и обновляет данные, но не удаляет их. Чтобы очистить поля, используйте полную замену списка.
• При удалении списка участников удаляется и связанный контент: записи в ленте, вопросы к докладам, личные сообщения.
• Сравнение записей надёжно работает только по External ID. Сравнение по телефону и e-mail менее надёжно и может приводить к дублям.
• Шаблон чувствителен к языку интерфейса панели администрирования и к типам данных ячеек.
• В сингл-приложении нельзя отложенно открыть доступ участникам, загруженным заранее.
• В экспорте отсутствуют участники со статусом «не прошёл модерацию», «удалён» и «заблокирован».

Что делать, если участник сам случайно удалил свой профиль в приложении? Можно ли восстановить такой профиль?

Согласно пункту №8 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «О персональных данных»: уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Это касается и случаев, когда каждый пользователь любой информационной системы, в которой предусмотрен функционал самостоятельного удаления своих ПД, совершает данное действие.

То есть профиль нужно будет добавлять заново. Восстановление такого профиля невозможно.

Почему участник не находится в приложении, хотя он есть в админке?

Проверьте, что участник не скрыт из списка в админке.

Связанные статьи

• Модуль «Спикеры»
• QR-сканер регистрации на мероприятии (Event Check In Scanner)
• Персональная информация для участника
• Как изменить язык интерфейса в админ-панели