Уведомления о новых бронированиях

Уведомления о новых бронированиях

Кратко

В разделе «Букинг» можно включить автоматическую отправку писем на электронную почту при каждом новом бронировании или отмене записи. Уведомления помогают организаторам и координаторам мероприятия оперативно отслеживать регистрации без постоянного входа в панель администрирования.

Когда использовать

• Нужно получать оповещения о новых записях участников в режиме реального времени.
• Заявки обрабатывает несколько человек: письма приходят на общий почтовый ящик команды.
• Требуется архив действий участников по электронной почте (время, имя, контакты).
• Необходимо сразу видеть отмены регистрации, чтобы корректировать списки участников, расписание и рассадку.

Как настроить

1. Перейдите в панель администрирования и откройте раздел «Букинг».
2. Справа от названия вкладки нажмите на иконку в виде шестерёнки.
3. В открывшемся диалоговом окне введите e-mail, на который должны приходить уведомления.
4. Сохраните изменения.

После этого на указанный адрес будет приходить письмо каждый раз, когда участник воспользуется одной из форм бронирования, чтобы записаться или отменить запись.

Примеры использования

Пример 1. Конференция с несколькими формами бронирования

На мероприятии работают одновременно формы «Регистрация на доклады», «Бронь места в нетворкинг-зоне» и «Запись на мастер-класс». Все уведомления приходят на один почтовый ящик координатора. По теме письма он сразу видит, по какой форме поступило действие, и обрабатывает заявки.

Пример 2. Платный мастер-класс с ограниченным числом мест

Организатору важно сразу узнавать об отменах, чтобы предложить место участникам из листа ожидания. Уведомление об отмене приходит в ту же минуту, когда участник нажал соответствующую кнопку.

Пример 3. Деловой ужин с формой записи

Список гостей ведёт ассистент. На его почту поступают все новые бронирования, а имя, фамилия, компания и должность из письма используются для подготовки рассадки и бейджей.

Содержимое письма

Автоматическое сообщение содержит:

• название мероприятия, на которое зарегистрировался участник;
• имя и фамилию участника;
• телефон;
• e-mail;
• компанию;
• должность участника.

В теме письма указываются название мероприятия и действие участника — зарегистрировался или отменил регистрацию.

Ограничения и нюансы

• На указанный e-mail приходят письма обо всех формах бронирования раздела «Букинг». Задать отдельный адрес для каждой формы нельзя.
• В письме не указывается, попал участник в основной список зарегистрированных или в лист ожидания. Эту информацию нужно проверять в панели администрирования.
• Уведомления отправляются только при действиях через формы бронирования. Изменения, внесённые администратором вручную в панели, отдельных писем не формируют.
• Если письма не приходят, проверьте папку «Спам» и корректность введённого адреса в настройках раздела «Букинг».

Связанные статьи

• Бронирование: обзор раздела
• Формы бронирования: создание и редактирование
• Лист ожидания
• Участники мероприятия: управление списком
• Экспорт списка участников