Модуль «Бронирование» в панели администрирования

Кратко

Модуль «Бронирование» в панели администрирования Event Rocks — это инструмент для создания форм предварительной записи и управления регистрациями участников. Модуль состоит из двух вкладок: «Букинг» (управление формами) и «Записи на мероприятия» (работа со списками участников). Общий список всех зарегистрированных участников можно выгрузить в Excel.

Когда использовать

Организуете мероприятие и хотите заранее собирать регистрации участников — например, на деловую конференцию, выставку, мастер-класс или закрытую встречу сообщества.
Нужно ограничить количество мест на отдельные активности (доклады, воркшопы, переговоры, нетворкинг-зоны).
Требуется контролировать поток участников на входе и иметь актуальные списки по каждой форме регистрации.
Необходимо получать уведомления о новых регистрациях на e-mail организаторов.
Нужно оперативно регистрировать участников вручную с места проведения или удалять ошибочные записи.
По итогам мероприятия нужен единый список всех зарегистрированных для отчётности, рассылки материалов или пост-коммуникации.

Как настроить

Откройте панель администрирования Event Rocks.
В главном меню выберите раздел «Администрирование» → пункт «Бронирование».
Перейдите на вкладку «Букинг»:
- Создайте новую форму бронирования, нажав соответствующую кнопку.
- Настройте параметры формы: название, поля для сбора данных участников, описание, даты и лимиты мест.
- При необходимости укажите e-mail для получения уведомлений о новых регистрациях.
- При необходимости отредактируйте или удалите ранее созданные формы.
Перейдите на вкладку «Записи на мероприятия»:
- Просматривайте списки участников, которые зарегистрировались через мобильное приложение.
- Регистрируйте участников вручную через панель администрирования.
- Удаляйте ошибочные или дублирующиеся записи.
Для получения общего списка всех участников по всем формам бронирования используйте выгрузку в Excel.

Общий вид модуля с открытой вкладкой «Букинг» и несколькими созданными формами регистрации:

Примеры использования

Регистрация на конференцию. Создайте форму с полями «Имя», «Компания», «Должность», «E-mail» и лимитом по количеству мест. Укажите e-mail оргкомитета для мгновенных уведомлений о новых регистрациях.
Запись на мастер-классы. Отдельные формы для каждого мастер-класса с ограничением по числу участников. На вкладке «Записи на мероприятия» видно заполненность каждого класса.
Регистрация партнёров и экспонентов на выставку. Создаётся отдельная форма с расширенными полями (название стенда, контактное лицо, оборудование). Список участников фильтруется и выгружается в Excel для передачи подрядчикам.
Регистрация на месте. Если участник не зарегистрировался заранее, организатор добавляет его вручную через вкладку «Записи на мероприятия».
Пост-коммуникация. После мероприятия выгрузите единый Excel-файл со всеми зарегистрированными участниками и используйте его для рассылки материалов, сертификатов и приглашений на следующие ивенты.

Ограничения и нюансы

Вкладка «Записи на мероприятия» отображает только участников, зарегистрировавшихся через формы бронирования. Записи, созданные в других модулях (например, через прямую регистрацию в приложении без формы), здесь могут не отображаться — учитывайте это при подготовке отчётов.
Удаление записи участника в панели администрирования не всегда отменяет связанные с ней действия (например, отметку о проходе или выдаче материалов) — проверяйте сопутствующие модули.
E-mail для уведомлений задаётся на уровне формы. Если уведомления не приходят, проверьте корректность адреса и настройки спам-фильтра.
Выгрузка в Excel формирует общий список по всем формам бронирования. Для раздельного экспорта по конкретной форме используйте фильтрацию в самом файле.
Возможности модуля, доступные участникам в мобильном приложении (просмотр свободных мест, запись, отмена), описаны в отдельной статье — см. раздел «Связанные статьи».

Связанные статьи

Бронирование — возможности для пользователей мобильного приложения
Панель администрирования Event Rocks
Регистрация участников
Мобильное приложение Event Rocks
Выгрузка данных и отчёты