Вкладка «Встречи»: просмотр и управление встречами из панели администрирования

Вкладка «Встречи»: просмотр и управление встречами из панели администрирования

Кратко

Вкладка «Встречи» — это рабочее место организатора в модуле «Встречи» (Система назначения встреч). Здесь собраны все встречи, которые участники назначили друг другу через мобильное приложение, а также инструменты для ручного управления расписанием встреч.

С её помощью можно:

• просматривать список всех назначенных встреч и их параметры;
• назначать встречи от имени организатора;
• переносить время и место встречи;
• менять статус встречи (например, «Согласована», «Отменена»);
• удалять встречи.

Когда использовать

Вкладка нужна в сценариях, когда организатору важно контролировать нетворкинг на мероприятии:

• B2B-конференции и деловые форумы — организатор помогает участникам находить партнёров и сопровождает переговоры.
• Карьерные мероприятия и ярмарки вакансий — команда события управляет встречами соискателей и работодателей.
• Выставки с программой 1:1-встреч — необходимо централизованно согласовывать слоты между стендами и посетителями.
• Закрытые мероприятия — где участники не должны самостоятельно договариваться, а все встречи назначает организатор.
• Оперативная поддержка — нужно быстро отменить или перенести встречу при изменении расписания, болезни спикера или смене площадки.

Если участники самостоятельно договариваются в мобильном приложении, вкладка используется только для мониторинга и решения спорных ситуаций.

Как настроить

Отдельных настроек для самой вкладки «Встречи» не требуется. Перед началом работы убедитесь, что выполнены подготовительные шаги в модуле «Встречи»:

1. Во вкладке «Настройки» заданы места проведения встреч и временные интервалы, доступные для назначения.
2. В расписании мероприятия есть дни и слоты, на которые разрешено планировать встречи.
3. Учётные записи участников заведены в системе (иначе инициатора и приглашённого нельзя будет выбрать при создании встречи).

После этого вкладка «Встречи» сразу доступна по выбранному мероприятию в панели администрирования.

Просмотр назначенных встреч

Во вкладке «Встречи» отображаются все встречи, которые участники назначили друг другу через мобильное приложение.

Для каждой встречи отображаются:

• инициатор;
• приглашённый;
• место проведения;
• статус;
• время начала;
• время внесения последних изменений.

Сортировка и фильтрация

Все встречи по умолчанию отсортированы по времени начала: сначала ближайшие, затем более поздние. Чтобы изменить порядок, кликните по заголовку столбца «Начало». Треугольная стрелка справа показывает текущее направление сортировки.

В столбце «Изменено» фиксируется время создания встречи, а затем — время последнего изменения, если оно было.

В течение мероприятия участники постоянно создают новые встречи. Чтобы в панели отобразились актуальные данные, нажмите кнопку «Обновить».

Поиск и фильтр по статусу

В строке поиска можно найти встречи конкретного участника — поиск работает по частичному совпадению имени и фамилии.

С помощью фильтра по статусу на экран выводятся встречи в выбранном состоянии. Доступные статусы:

Управление встречами в панели администрирования

Назначение встречи

Чтобы назначить встречу от имени организатора:

1. Нажмите кнопку «Добавить встречу» в правом верхнем углу.
2. В открывшейся справа форме заполните поля.

Поля формы:

• Инициатор и Приглашённый — кликните на «+» и выберите участника через поиск по имени.
• Начало — выберите дату и время из календаря. Доступны только дни, на которые в расписании мероприятия есть события, и временные интервалы, заданные в настройках модуля.

• Место — выберите из выпадающего списка или укажите своё, нажав «Указать другое место встречи». Список мест настраивается во вкладке «Настройки» модуля «Встречи» (см. Вкладка «Настройки»: общие настройки места и времени для встреч).
• Тема — необязательное поле, помогает участникам ориентироваться в расписании.
• Заметки — поле видно только в панели администрирования и не отображается в мобильном приложении. Удобно для служебных комментариев, например: «По запросу спонсора», «Перенесено из-за опоздания спикера».

Перенос и отмена встречи

Изменение деталей встречи

Кликните по встрече в общем списке, в правой панели измените нужные поля и нажмите «Сохранить».

Можно изменить:

• время начала;
• место проведения;
• тему.

Заменить инициатора или приглашённого нельзя — при необходимости встречу нужно создать заново.

Изменение статуса встречи

Кликните по встрече и в поле «Статус» выберите нужное значение: например, отменить встречу, восстановить ранее отменённую или перевести встречу в статус «Согласована» после того, как подобрано удобное время и место.

Удаление встреч

В мобильном приложении участники могут только назначать, согласовывать и отменять встречи. Удаление доступно только в панели администрирования.

Чтобы удалить одну или несколько встреч:

1. Отметьте встречи чекбоксами.
2. Нажмите «Удалить» в панели действий справа.
3. Подтвердите действие в диалоговом окне.

Удалённые встречи перестают отображаться в мобильном приложении. В панели администрирования их можно посмотреть, выбрав в фильтре по статусу значение «Удалена». Восстановить удалённые встречи нельзя.

Примеры использования

• Спонсорская встреча на выставке. Организатор вручную создаёт встречу между представителем спонсора и ключевым клиентом в выделенном переговорном слоте, в поле «Заметки» фиксирует контекст: «VIP-партнёр, запрос на повторный контакт».
• Экстренная отмена доклада. Спикер заболел — организатор открывает все встречи этого спикера, отменяет их через смену статуса и при необходимости удаляет. Участники сразу видят обновлённое расписание в приложении.
• Перенос переговоров на другой стенд. Менеджер выставки меняет место встречи у нескольких встреч подряд — все участники получают обновлённую локацию в мобильном приложении.
• Контроль нагрузки на нетворкинг-зону. Организатор сортирует встречи по столбцу «Место», чтобы увидеть загрузку переговорных комнат и при необходимости добавить дополнительные слоты в настройках.

Ограничения и нюансы

• Встречи можно назначать только в пределах дней и временных интервалов, заданных в настройках модуля. Если нужного слота нет — сначала расширьте расписание.
• Заменить инициатора или приглашённого в существующей встрече нельзя; потребуется создать новую встречу и при необходимости удалить старую.
• Поле «Заметки» недоступно участникам — используйте его только для служебной информации.
• Удалённые встречи не восстанавливаются. Перед удалением проверяйте, что встреча действительно не нужна, либо предварительно меняйте статус на «Отменена».
• Изменения, сделанные организатором, отображаются в мобильном приложении участников после обновления данных — попросите участников обновить приложение, если они не видят обновлений.

Связанные статьи

• Вкладка «Настройки»: общие настройки места и времени для встреч
• Модуль «Встречи»: общий обзор системы назначения встреч
• Расписание мероприятия: управление днями и слотами
• Мобильное приложение участника: раздел «Встречи»