Рассылка приглашений для участников

Кратко

Функция отправки официальных приглашений участникам мероприятия, обучающей программы или ассоциации. В письме или SMS содержится ссылка на скачивание мобильного приложения и личный ID для авторизации. Доступны два режима: массовая рассылка и индивидуальная отправка.

Когда использовать

У вас есть готовый список участников в панели администрирования, и вы хотите уведомить их о запуске мобильного приложения мероприятия.
Нужно разослать личные ID тем, кто ещё не авторизовался в приложении.
Требуется напомнить участникам о событии, приложив ссылку на скачивание и данные для входа.
Массовая рассылка подходит для первой отправки, индивидуальная — для повторной или выборочной.

Как настроить

Условие отправки

Для отправки приглашения в профиле участника должно быть заполнено поле «E-mail» (для email-рассылки) или «Телефон» (для SMS). Приглашение отправляется из модуля «Участники» в панели администрирования.

Текст сообщения

Участник получает по e-mail письмо со стандартным текстом.

Формулировка в окончании письма зависит от типа события:

Событие: «Вы получили это письмо, потому что являетесь участником мероприятия <Название>»;
Обучающая программа: «Вы получили это письмо, потому что являетесь участником программы <Название>»;
Ассоциация: «Вы получили это письмо, потому что являетесь участником <Название>».

Если для события подключён модуль «Встречи», текст письма отличается: «Мы подготовили мобильное приложение, с помощью которого вы сможете назначать встречи другим участникам, следить за изменениями в расписании и многое другое!».

Вариант текста приглашения выбирается автоматически в зависимости от настроек события.

Язык сообщения

Приглашения можно рассылать на трёх языках: русском, английском и французском.

По умолчанию они отправляются участникам на основном языке события. Если основной язык события не входит в число поддерживаемых, сообщения рассылаются на английском.

Чтобы отправить отдельным участникам приглашение на языке, отличном от основного, перед отправкой выберите нужный вариант в поле «Язык» в их профилях в разделе «Участники» (поле расположено под блоком «Группы»).

Массовая рассылка приглашений

Откройте в панели администрирования модуль «Участники».
Нажмите на иконку в виде троеточия в правом верхнем углу окна.
Выберите действие «Отправить ID всем участникам».

В появившемся диалоговом окне выберите способ рассылки «На почту» и нажмите «Отправить».

Массовая рассылка приглашений возможна только по e-mail. При попытке разослать их по SMS на экране появится сообщение об ошибке.

После запуска на экране отобразится сообщение: «Рассылаем ID участникам. Отправка электронных писем может занять некоторое время».

Если не все участники указали свои контакты, в диалоговом окне дополнительно появится: «К сожалению мы не сможем доставить ID участникам, у которых не указан email». В скобках в конце сообщения указывается количество участников, которые не получат ID.

Индивидуальная рассылка приглашений

Отправить приглашение одному или нескольким участникам можно двумя способами.

Способ 1: через список участников

Отметьте нужных участников чекбоксами.
В панели справа нажмите кнопку «Отправить ID».

В диалоговом окне выберите способ отправки («На почту» или «SMS-сообщением») и нажмите «Отправить».

Чтобы ускорить обработку, используйте сортировку по статусу: в поле «Статус» выберите значение «ID не выслан» — на экран будут выведены только участники, которые ещё не получали приглашение. Выделите их всех, щёлкнув по верхнему чекбоксу над списком.

Профили участников выводятся по 50 штук. Чтобы обработать за один раз больше профилей, продолжайте пролистывать список — при достижении низа страницы подгружаются следующие.

Способ 2: через профиль участника

Откройте профиль участника.
Нажмите на иконку с тремя точками в правом верхнем углу.
Выберите действие «Отправить ID на email» или «Отправить ID по смс».

Если у участника не заполнено поле с соответствующим контактом, на экране появится уведомление об этом.

После отправки приглашений статус участника меняется на «ID выслан».

Приоритет канала отправки при авторизации

Разграничение терминов:

Регистрация — самостоятельное создание профиля участником: он вводит ФИО и контакт (почту или телефон) и получает личный ID на указанный контакт.
Авторизация — вход в заранее созданный администратором профиль с уже заполненными данными и контактами.

Правила приоритета для авторизации по заранее подготовленным спискам:

Если в профиле указана электронная почта (одна или вместе с телефоном), личный ID при запросе всегда отправляется на e-mail.
Если в профиле указана только электронная почта, а не телефон — ID также уходит на e-mail.
Если e-mail не указан, а указан только телефон — ID отправляется по SMS. Чтобы авторизовать участников из списка именно через SMS, не заполняйте в их профилях поле e-mail.
Если в профиле не указан ни один из контактов, участник не сможет самостоятельно выбрать способ получения ID и получит сообщение с просьбой обратиться к организаторам.

Изменить эту схему принудительно в настройках нельзя. При свободной регистрации (без заранее подготовленных списков) пользователь сам выбирает контакт для получения ID.

При ручной рассылке из панели администрирования администратор сам выбирает способ отправки — SMS или e-mail.

Примеры использования

Конференция на 500 участников: организатор собрал базу в Excel, загрузил её в модуль «Участники» и за неделю до события выполняет массовую рассылку «Отправить ID всем участникам». Все получают письмо со ссылкой на приложение и личным ID.
Часть участников не указала email: при массовой рассылке система отображает предупреждение с числом таких профилей. Организатор переключается на индивидуальную рассылку и отправляет им SMS вручную.
Дозагрузка новых спикеров за день до события: администратор добавляет профили докладчиков, затем для каждого отдельно через профиль нажимает «Отправить ID на email» — это быстрее, чем фильтровать весь список.
Повторное приглашение неактивным: организатор фильтрует список по статусу «ID не выслан» и «Авторизация не выполнена», отмечает их чекбоксами и отправляет ID повторно через панель справа.
Международная конференция с несколькими языками: основной язык события — английский, но часть участников — франкоязычные. Организатор заранее проставляет в их профилях язык «Français», и приглашения уходят на французском.
Обучающая программа с модулем «Встречи»: участники получают письмо с расширенной формулировкой про назначение встреч и обновления расписания — текст подставляется автоматически.

Ограничения и нюансы

Только email при массовой рассылке. Кнопка «Отправить ID всем участникам» не поддерживает SMS — попытка отправить SMS в этом режиме завершится ошибкой.
Письма не кастомизируются. Нельзя отправлять приглашения с кастомного почтового адреса, изменить дизайн или вёрстку шаблона письма с личным ID — шаблон фиксированный.
Повторные отправки при массовой рассылке. Сообщения получат все пользователи, указавшие контакты, кроме удалённых, заблокированных и отказавшихся от нетворкинга. Те, кому письмо уже отправлялось ранее, и те, кто уже авторизовался, тоже получат его повторно. Чтобы этого избежать, используйте индивидуальную рассылку со статус-фильтром «ID не выслан».
Жёсткий приоритет канала при авторизации по спискам. Если у участника указан e-mail, ID всегда уходит на почту, даже если в профиле есть и телефон. Настроить приоритет иначе нельзя.
Без контактов в профиле участник заблокирован. При авторизации по спискам участник без указанных e-mail и телефона не сможет самостоятельно получить ID — нужно обращаться к организатору.
Список поддерживаемых языков ограничен. Письма можно отправить только на русском, английском или французском. Если основной язык события другой, рассылка автоматически уходит на английском.
Скорость отправки. Отправка большого числа писем занимает время — после запуска массовой рассылки нужно дождаться завершения фоновой задачи.
Лимит отображения в списке. За раз видно 50 профилей; для массовой выборки необходимо подгружать следующие партии прокруткой.

Связанные статьи

Создание и импорт профилей участников
Авторизация участников в мобильном приложении
Настройка модуля «Встречи»
Управление статусами участников
Модуль «Участники»: обзор возможностей
Языки события и локализация приложения