Бронирование

Кратко

Модуль «Бронирование» позволяет организаторам мероприятий создавать формы предварительной записи, через которые участники самостоятельно записываются на активности и сервисы в мобильном приложении. Модуль поддерживает ограничение количества мест, лист ожидания, отмену регистрации и автоматическое формирование групп участников.

Когда использовать

Используйте модуль, если нужно:

Записать участников на активности с ограниченным числом мест: мастер-классы, экскурсии, закрытые вечеринки, нетворкинг-сессии, круглые столы.
Организовать логистику и размещение: распределить места в автобусах, забронировать гостиничные номера, рассадить гостей по столам в банкетном зале.
Собирать предварительные заявки на услуги и сервисы (сувениры, питание, трансфер, мерч).
Автоматически формировать списки участников и управлять ими из панели администрирования.

Как настроить

Создание формы предварительной записи

Создайте новую форму бронирования в разделе «Информирование».
Настройте параметры формы (см. раздел ниже).
Опубликуйте форму, чтобы она стала доступна участникам в мобильном приложении.

Параметры формы бронирования

Для каждой формы доступны индивидуальные настройки:

Ограничение количества участников. Установите лимит мест — записаться смогут только те, кто успеет воспользоваться формой до заполнения. На форме отображается количество оставшихся свободных мест.

Лист ожидания. Включите его, чтобы пользователи, не успевшие записаться, попадали в очередь. При отмене регистрации или удалении участника администратором система автоматически добавляет в запись первого пользователя из листа ожидания.

Лимит на запись в одной категории. Например, если в рамках мероприятия проходит 10 экскурсий, можно разрешить каждому участнику записаться не более чем на 3.
Отображение списка записавшихся. При включении этой опции участники видят, кто уже зарегистрировался через форму, и могут принимать решение на основе этой информации. Обратите внимание: в этом случае в приложении отображается только список зарегистрировавшихся без листа ожидания.

Отмена регистрации. Позволяет участникам самостоятельно отменять бронирование через мобильное приложение.

Размещение формы в приложении

Опубликованную форму можно разместить в мобильном приложении одним из способов:

прикрепить ссылку на бронирование к событию в расписании;
добавить ссылку на бронирование в каталог;
добавить специальный пункт меню, в котором собраны все формы предварительной записи события.

В пункте меню формы распределяются по двум вкладкам:

«Мои записи» — формы, через которые участник уже записался;
«Записаться» — формы, через которые участник ещё не записался.

Во вкладке «Записаться» формы делятся на две категории:

«Доступные» — есть свободные места;
«Регистрация закрыта» — свободных мест нет; запись возможна только в лист ожидания, если он включён.

Управление списками участников

Уведомления о новых регистрациях. Укажите e-mail, на который будут приходить сообщения о новых бронированиях. Для всех форм в событии используется один общий e-mail.
Просмотр и экспорт. Списки записавшихся доступны в панели администрирования и экспортируются в Excel.
Ручное управление. Организатор может добавлять участников (в том числе сверх лимита) и удалять их, даже если отмена регистрации через приложение отключена.

Примеры использования

Конференция на 500 человек. Организатор создаёт формы бронирования для 5 параллельных мастер-классов с ограничением по 30 мест в каждом и включает лист ожидания. Участники через приложение видят свободные места и записываются самостоятельно.
Выездное мероприятие. Создаются формы для трансфера (3 автобуса по 40 мест) и расселения в гостинице (50 номеров). Лимит на запись в одной категории не даёт участнику занять сразу все номера.
Гала-ужин. Форма бронирования столов с указанием номера стола. Участники видят, кто из коллег уже выбрал свой стол, и могут присоединиться к нужному.
Экскурсионная программа. 10 экскурсий в рамках форума, у каждого участника лимит — не более 3 экскурсий. После публикации расписания участники сами формируют свой день.

Ограничения и нюансы

При попадании в лист ожидания участник не добавляется в группу бронирования автоматически — группа формируется только для фактически записанных.
Группы участников, прикреплённые к мероприятиям через бронирование, нельзя изменять через:
- список участников в админ-панели;
- импорт Excel-файла;
- добавление участников через API. Участник попадает в группу при бронировании и выходит из неё при отмене записи или удалении мероприятия вместе с группой.
При импорте списка участников группы мероприятий игнорируются: прописать группу мероприятия в Excel-файле для импорта нельзя.
Группы мероприятий отображаются в файле экспорта из админ-панели в столбце «Группы» наряду с другими группами участника.
Форму бронирования можно использовать для заказа услуг и товаров, но текст кнопки регистрации «Записаться» не всегда подходит по смыслу — учитывайте это при формулировке активности.

Связанные статьи

Управление рассылкой уведомлений: фильтры, язык сообщения, отправка в несколько — отправка пуш-уведомлений по группам бронирования.
О преимуществах использования форм бронирования в мобильном приложении читайте в блоге: https://blog.eventicious.com/booking_in_eventapp/